環(huán)保實用鄭州無紙化會議系統(tǒng)解析，鄭州無紙化會議系統(tǒng)由鄭州宇環(huán)科技提供
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一到年底，各個公司和機(jī)構(gòu)往往都會陷入“文山會�！钡募灏荆翰块T總結(jié)會、公司年會、行業(yè)論壇、年度頒獎……，這對于會務(wù)組織者和參會者而言，都意味著巨大工作量，對于老板而言，則意味著巨大的成本管理，如何高效組織、便捷執(zhí)行、降低成本？這在過去都是明知有問題卻無解決方案的“頑疾”！但是進(jìn)入移動互聯(lián)時代，這將不是問題了。調(diào)查顯示，若選擇一款好用的移動會務(wù)APP，可以將會務(wù)人員減少到1/5的人力投入，提升5倍的工作效率。同時，無紙化移動會務(wù)還能減少資源浪費，節(jié)約成本，移動應(yīng)用APP將成大型會展的標(biāo)配。
安全、繁瑣、浪費，傳統(tǒng)會務(wù)的三大痛點
一年一度的環(huán)保部全國環(huán)境信息技術(shù)與應(yīng)用交流大會組織者之一、國家環(huán)保部信息辦主任李國良先生對此深有感觸，過去沒有移動會務(wù)應(yīng)用時，組織一個參與單位達(dá)200多家的大會，會務(wù)組恨不得手腳并用，馬不停蹄地忙活。會議場地的選定、參會名單的確認(rèn)和通知、與會嘉賓的航班時間確認(rèn)、參會者的飲食習(xí)慣等事無巨細(xì)的背后是繁瑣的辦會流程和巨大的工作量。
而對于參會人員來說，報名聯(lián)絡(luò)流程復(fù)雜，會前排隊簽到體驗差，坐在后排看不清大屏幕投影上的內(nèi)容，會議材料太多，來不及翻看，會后還需要攜帶大量紙質(zhì)資料回去。如何輕松的參加一場會議是每個參會人員的心聲。
而且，大型會務(wù)所帶來的資源浪費、環(huán)境污染都是問題。據(jù)悉，美國人每天要開1100萬次會議，這種非生產(chǎn)性活動的成本高達(dá)每年370億美元，相當(dāng)于蘋果公司在中國的全年收入。相比美國，我國人口眾多，會務(wù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過美國。我國近年來一直提倡厲行節(jié)約、務(wù)實高效、規(guī)范管理、合理安排會議費，嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模的會務(wù)理念。傳統(tǒng)的會議模式對紙的浪費非常大，跟節(jié)約型政府的理念不符，怎樣才能做到既節(jié)約又高效呢？
而且對于一些涉及到信息保密的大會，對會議的安全性要求會很高，普通會務(wù)安排如何保障紙質(zhì)機(jī)密信息不被泄露、公共平臺上的信息不被拷貝轉(zhuǎn)發(fā)？
市場需求催生無紙化移動會務(wù)
市場需求催生產(chǎn)品創(chuàng)新，保障信息安全、提高組織效率、降低會務(wù)成本、便捷各方使用的無紙化移動會務(wù)浮出水面。
從2013年開始，全國兩會就開始無紙化，大量紙張文稿，文件、資料、提案不再出現(xiàn)在參會人員的面前，大會統(tǒng)一發(fā)放密碼函件，大家籍此密碼上網(wǎng)查詢。此后全國政府會議陸續(xù)開啟無紙化會議系統(tǒng)，無紙化會議作為無紙化辦公的重要支撐環(huán)節(jié)，迎來了大發(fā)展。近幾年來，從普通紙筆到信息查詢終端、智能手機(jī)、再到平板電腦等移動終端，很多全國性的大型會議處處可見科技信息化的新“元素”，顯而易見，電子化、信息化、無紙化的會議無疑再次成為熱點。
無紙化會議的幾大意義在于：一是提升會議效率，每個人的時間都是寶貴的，無紙化會議減少會議籌備時間，促進(jìn)參會人會議內(nèi)容審閱速度等各功能有助于加快會議進(jìn)程。有數(shù)據(jù)顯示，使用無紙化會議系統(tǒng)將比傳統(tǒng)會議提高效率30-50%。二是節(jié)約成本環(huán)保低碳，數(shù)據(jù)顯示，2013年全國政協(xié)會議將會議簡報、大會發(fā)言報告等紙質(zhì)印刷品，全部替換成電子資料，僅此一項，開幕式當(dāng)天就節(jié)省了會議支出約200萬元。三是與時俱進(jìn)的會務(wù)理念與國際接軌，更具時效性和安全性。
有必要說明的是，很多無紙化會議模式其實是固定的，即開會中使用互聯(lián)網(wǎng)電子化。而移動無紙化會議從籌備會議最初到結(jié)束會議之后，全程陪伴，實現(xiàn)對會議流程，會議管理，會議安全，會議決策智能化。注重用戶體驗，會議管理者的操作性和便捷性，在賬戶安全、文件傳輸上都實現(xiàn)一種安全的保障機(jī)制。所以，動無紙化會議更受到會議組織者所關(guān)注，而且從大的趨勢來講，這也正好與現(xiàn)階段提倡的“大力推進(jìn)電子公文交換和移動辦公，提高辦公無紙化水平”相符合。隨著移動無紙化會議技術(shù)的不斷進(jìn)步，技術(shù)推進(jìn)無紙化會議的普及進(jìn)程已經(jīng)勢不可擋。
藍(lán)信 移動會務(wù)的領(lǐng)跑者
不久前，在2016年的環(huán)保部全國環(huán)境信息技術(shù)與應(yīng)用交流大會組織過程中，全程使用了藍(lán)信移動會務(wù)平臺，環(huán)境保護(hù)部信息中心網(wǎng)站室主任李國良先生也告訴記者：“藍(lán)信平臺的使用，不僅把參會者從資料的“紙堆”里解脫出來，也為會務(wù)組織者減少了大量繁復(fù)的工作。人手一個藍(lán)信APP，小到報名、會議時間通知、會后資料查閱，大到分組討論交流……藍(lán)信APP一應(yīng)俱全，讓會務(wù)360度無死角，大家更輕松便捷的開會。”
藍(lán)信移動會務(wù)之所以受到大型會議組織者的歡迎，究其原因是藍(lán)信移動會務(wù)做到了會務(wù)組織工作前、中。后三個階段的細(xì)節(jié)管理。
會前有著高效會務(wù)籌備，藍(lán)信移動會務(wù)能夠?qū)崟r精準(zhǔn)地向每個參會人員手機(jī)推送會議通知及會議議程，參會人員通過手機(jī)端實時在線報名，并能實現(xiàn)個性化需求的互動，同時，也可以通過這個平臺查詢往屆會議的詳細(xì)資料。
會中提供便捷會務(wù)體驗，增加了與會者之間的互動，增強(qiáng)了會議效果，實時掌握會議動態(tài)。分組討論、實時共享、動態(tài)直播等功能，即便是沒有親臨現(xiàn)場的同事也能實時在線參與會議的議程。
會后有著全面會后總結(jié)，且各地參會人員依然可以通過藍(lán)信APP聯(lián)系溝通。會議中線上傳輸?shù)膱D文消息、視頻、文檔等資料將自動歸檔，并在云端永久保存，不刪號、不刪檔，參會人員能夠隨時查看。
至今，藍(lán)信服務(wù)過的大型客戶眾多，包括中國國電集團(tuán)、上交所、新華社、以及中央各大部委、政府機(jī)構(gòu)，用戶人數(shù)總量超過400萬。這些政府機(jī)構(gòu)、超大型企業(yè)內(nèi)部會議都使用了藍(lán)信移動會務(wù)功能，2016年廣東省人大會議也使用了藍(lán)信移動會務(wù)來組織會議。這種高效快捷的會務(wù)工具，得到了這些大型機(jī)構(gòu)的高度認(rèn)可。作為全國唯一通過等保三級安全認(rèn)證的藍(lán)信，也使得主辦方對會議信息安全不用再操心，從服務(wù)客戶的質(zhì)量和數(shù)量而言，藍(lán)信無疑已經(jīng)成為移動會務(wù)領(lǐng)域的領(lǐng)跑者。